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Auftragserfassung

Bildschirmaufbau

auftragserfassung

Die Auftragserfassung lässt sich auch benutzen, wenn keine Kunden, Lieferanten und/oder Artikel in den Datenbanken geführt werden. Allerdings stehen einige Funk­tionen dann nicht zur Verfügung bzw. können nur dann sinnvoll genutzt werden, wenn alle verwendeten Geschäftspartner und Artikel auch in der Datenbank verzeichnet sind. Die Auftragsverwaltung speichert ihre Geschäftspartner und Artikel separat. Die ent­sprechenden Datenbanken dienen dazu, bei Eingabe von Schlüsseldaten (z.b. Kunden­nummer, Artikelnummer) die Auftragsdaten zu ergänzen. Die Eingabe der Rechnungsartikel erfolgt über den Befehlsknopf „Artikel Neueingabe“, hier werden Ihnen alle z.Zt. gespeicherten Artikel, in der Artikeldatenbank, angezeigt. Das Optionsfeld „keine Rechnungsgebühr“ wird nur dann angezeigt wenn in den Programmparametern eine Rechnungsgebühr hinterlegt wurde.

Weitere Optionen über die Rechte Maustaste auf der Rechnungsartikel-Tabelle.

auftragserfassung

Rechnungsartikel kopieren: Kopiert werden alle Rechnungsartikel, haben Sie bereits Rechnungsartikel über die Taste F6 markiert so werden nur diese Rechnungsartikel kopiert.

Tastaturbelegung

F2 oder Einfg. Artikel Neueingabe
F3 Aktueller Artikel bearbeiten
F4 Mengentext einfügen
F5 Aktueller Artikel löschen
F6 Rechnungsartikel markieren es wird der gesamte Artikel markiert, Zeilen unabhängig
F7 Leerzeile einfügen, Die Leerzeile wird nach dem aktuellen Artikel eingefügt
F8 Leerzeile anhängen, Die Leerzeile wird nach dem letzten Artikel eingefügt
F9 nicht belegt
F10 nicht belegt
Entf. Aktuelle Artikelzeile löschen
Alt/d Rechnung drucken
Alt/n Neueingabe einer Rechnung
Alt/s Rechnung speichern
Alt/F4 Programmmodul beenden

 
Neueingabe eines Auftrages
Klicken Sie auf den Button „Neueingabe“

auftragserfassung neueingabe

Wählen Sie in o.a. Fenster die Auftragsart durch anklicken aus.

Zur Suche eines Kunden klicken Sie auf den Befehlsknopf „Kunde suchen“, in der nun angezeigten Tabelle brauchen Sie lediglich die Buchstaben des Kundennamens, in der Tabelle, einzugeben. Durch die interaktive Bildschirmmaske springt das Programm sofort zum erst gefundenen Kundennamen.

Beispiel: Eingabe R, das Programm zeigt den ersten Kundennamen der mit dem Buchstaben R beginnt an.

Die eingegebenen Buchstaben werden Ihnen im Anzeigefeld der Suche angezeigt. Die Suche nach einer Adresse richtet sich immer nach den Eingegebenen Zeichen in diesem Feld und der aktuellen Sortierung. Durch drücken der Leertaste wird das Anzeigefeld geleert, und Sie können eine neue Suche durchführen.

Tabelle sortieren:
Sortierung Kundentabelle

Um die Tabelle zu sortieren klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten. Nun wird nach dieser Spalte sortiert. Ein weiterer Klick bewirkt eine umgekehrte Sortierrichtung. Der kleine Pfeil in der Spaltenbeschriftung kennzeichnet dies.

Durch Doppelklick auf die gewünschte Adresse wird diese in den Arbeitsbildschirm übernommen. Im Arbeitsbildschirm wird Ihnen nun die komplette Kundenadresse zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Sie können nun die Kundendaten nach Ihren belieben ändern, z.b. Zahlungsbedingungen etc.

Alle Änderungen der Kundendaten beziehen sich nur auf die Auftragserfassung, die Kundenstammdatei bleibt unberücksichtigt. manueller Eingabe Rechnungsnummer über die rechte Maustaste, im Dialogfenster, kann man eine manuelle Eingabe der Rechnungsnummer vornehmen, nach Eingabe der Rechnungsnummer überprüft das Programm ob diese bereits im System verwendet wird.

Bestelldatum-/Leistungsdatum
bestelldatum entfernen

Artikel Neueingabe
Durch anklicken des Befehlsbuttons „Artikel Neueingabe“ order durch drücken der Funktionstaste F2 können Sie neue Artikel eingeben. Im Eingabefeld Artikelnummer können Sie alternativ auch den EAN-Code eingeben. Die Standardsuche ist über die Artikelnummer, wird diese jedoch nicht gefunden sucht das Programm im Anschluss nach dem EAN-Code.
Artikel Neueingabe

Mengentext
Durch anklicken des Buttons „Mengentext“ können Sie beliebig lange Texte einfügen.
Sie können vorgefertigte Texte im Modul Mengentexte (Menüpunkt Daten) hinterlegen, auch können Sie in dem Anzeige-/Textfenster vorhandene Texte überschreiben bzw. über den Button „Manuelle Texteingabe“ einen Text eingeben. Zur Übernahme des Textes klicken Sie auf den Button „Übernahme“.
Für den Mengentext wird keine Positionsnummer vergeben, bei Aktivierter Option „Auftragserfassung mit Pos.-Nr. anzeigen“ in den Programmgrundeinstellungen Reiter Optionale Einstellen wird in Tabellenspalte Pos. Bei einem Mengentext ein T angezeigt.

Aktueller Auftrag löschen

icon_trash.png Dieser Menüpunkt löscht, nach einer Sicherheitsabfrage, den aktuellen am Bildschirm angezeigten Auftrag unwiderruflich, Rechnungen können nicht gelöscht werden.

Aktueller Auftrag-/Rechnung aktualisieren

icon_auftrgaserfassung_neuberechnen.png Preise werden neu berechnet

Auftrag-/Angebot in eine Rechnung umwandeln

icon_auftrgaserfassung_umwandeln.png Möchten Sie einen bestehenden Auftrag oder ein bestehendes Angebot in eine Rechnung oder in eine Gutschrift umwandeln, aktivieren Sie diesen Menüpunkt. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der aktuelle Auftrag bzw. das aktuelle Angebot in eine Rechnung umgewandelt. Die Rechnungsnummer sowie die Artikelbestände werden automatisch weiter gezählt. Rechnungen können NICHT zurück in ein Angebot etc. umgewandelt werden.

icon_export.png
CSV-Datei Export der Aktuellen Rechnungsadresse in eine CSV-Datei. Die CSV-Datei wird im WEBFAKT Ordner im Verzeichnis „EXPORT“  mit dem jeweiligen Datum abgelegt.
Beispiel: 20080417.csv
Der Aufbau der CSV-Datei richtet sich nach dem Standard der Schweizer Post für „Print & Send“.
Wurde die Rechnungsadresse bereits einmal in die CSV-Datei exportiert wird das Export-Symbol wie folgt Dargestellt:

icon_export2.png
Die Einstellungen-/Grunddaten bzw. die Aktivierung nehmen Sie in den Programmparametern Reiter „Optionale Einstellungen“ vor.

Rabatt Neuberechnung Im Eingabefeld Rabatt % können Sie durch Betätigen der rechten Maustaste den Rabatt für alle eingegebenen Artikel neu zuweisen und Neuberechnen.

Rechnungsartikel kopieren Über die rechte Maustaste können sie entweder alle Rechnungsartikel oder nur markierte Rechnungsartikel kopieren. Die kopierten Rechnungsartikel können sie danach in jeden bereits vorhandenen Auftrag, Rechnung etc. anhängen oder an eine bestimmte Position einfügen. Markierte Rechnungen werden rot gekennzeichnet.

Rechnung drucken Vor jedem Druck werden die Rechnungsartikel automatisch neu berechnet.

Artikel-Bestellung Über die rechte Maustaste auf der Artikeltabelle können Sie den aktuell gewählten Artikel oder alle markierten Artikel per Email bei einem Lieferanten ordern. Nach Betätigung der Option öffnet sich ein Emailmodul zum versenden der Emailbestellung mit den gewählten Artikeln aus der Auftragserfassung